Team einladen

Rollen

RolChat bringt vier Systemrollen mit. Höhere Rollen umfassen alles, was die darunterliegenden dürfen.

Rolle	Darf
Inhaber	Alles, einschließlich Abrechnung, Löschen des Kontos und Übertragen der Inhaberschaft. Einer pro Konto.
Administrator	Alles außer Abrechnung und Kontolöschung: Einstellungen, Kanäle, Mitglieder, Rollen, Automatisierung, Plugins.
Manager	Jede Konversation, jedes Ticket und jeden Bericht seiner Teams sehen; Arbeit zuweisen und neu zuweisen; Artikel der Wissensdatenbank veröffentlichen; Anrufe überwachen. Kann keine Systemeinstellungen ändern.
Agent	Die eigenen Konversationen und Tickets bearbeiten, Notizen und Tags hinzufügen, Artikelentwürfe erstellen. Sieht nur, was ihm zugewiesen ist oder in der Warteschlange wartet.

Benutzerdefinierte Rollen lassen sich unter Einstellungen → Team → Rollen erstellen, mit einer beliebigen Systemrolle als Vorlage, indem Sie einzelne Berechtigungen hinzufügen oder entfernen. Der Server prüft, dass eine benutzerdefinierte Rolle nie mehr erlaubt, als ihr Ersteller selbst darf.

Mitglieder einladen

1. Öffnen Sie Einstellungen → Team → Mitglieder und klicken Sie auf Einladen.
2. Geben Sie E-Mail-Adressen ein, wählen Sie eine Rolle und beschränken Sie das Mitglied bei Bedarf auf bestimmte Websites.
3. Einladungen sind 7 Tage gültig. Ein Mitglied, das sich über den Link registriert, wird mit der von Ihnen gewählten Rolle hinzugefügt.

Plätze werden pro aktivem Mitglied gezählt; die Anzahl der Plätze Ihres Tarifs finden Sie unter Einstellungen → Abrechnung.

Teams

Teams gruppieren Mitglieder für Routing und Berichte: Ein Posteingang kann ein Standardteam haben, Tickets können in die Warteschlange eines Teams gestellt werden, Berichte lassen sich nach Team filtern. Erstellen Sie Teams unter Einstellungen → Team → Teams, fügen Sie Mitglieder hinzu und legen Sie eine Teamleitung fest, die Eskalationen erhält.

Websites und Zugriff

Wenn Sie mehrere Websites oder Produkte betreuen, ist jede davon eine Website mit eigenem Widget, eigenen Kanälen, eigenem Portal der Wissensdatenbank und eigenen Arbeitszeiten. Ein Mitglied mit einer Rolle pro Website sieht nur Konversationen, Kontakte und Tickets dieser Websites. Inhaber und Administratoren sehen alle Websites.

Arbeitszeiten und Anwesenheit

Jedes Mitglied hat einen Status: online, abwesend oder offline, optional mit einem Zeitplan. Manager können eine Auslastungsgrenze festlegen (maximale Anzahl gleichzeitiger Chats pro Agent), damit das Routing ausgelastete Personen überspringt. Mitglieder legen ihre Zeitzone und Sprache selbst im Profil fest; das Dashboard zeigt Datumsangaben in der Zeitzone des Mitglieds an.

Sicherheitseinstellungen, die sich früh lohnen

• Zwei-Faktor-Authentifizierung für Inhaber und Administratoren oder für alle, unter Einstellungen → Sicherheit.
• Single Sign-On mit Google Workspace oder Apple ist in jedem Tarif verfügbar. SAML 2.0 ist geplant und noch nicht verfügbar.
• Sitzungs-Timeout liegt standardmäßig bei 120 Minuten Inaktivität und höchstens 30 Tagen; beide Werte sind anpassbar.