CRM
Das CRM ist die verbindliche Quelle für alles über den Kunden und das einzige Modul, das immer aktiv ist.
Datensätze
Abschnitt betitelt „Datensätze“| Datensatz | Was er ist |
|---|---|
| Lead | Eine Person, die Sie noch nicht bestätigt haben. Wird automatisch angelegt, wenn jemand zum ersten Mal schreibt, oder von Hand. Identifiziert, wenn eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer hinterlassen wurde, sonst anonym. Status: Lead, kalt (18 Monate inaktiv), disqualifiziert, konvertiert. |
| Kontakt | Ein bestätigter Kunde. Braucht mindestens eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer. E-Mail-Adresse und Telefonnummer sind pro Website eindeutig: Dieselbe Adresse auf zwei Websites ergibt zwei Kontakte. Kanäle mit dauerhafter Identität (E-Mail, Telegram, WhatsApp, Telefon, SMS, Viber, Messenger, Instagram) werden am Kontakt gespeichert. |
| Unternehmen | Eine Organisation mit Kontakten. Kann ein übergeordnetes Unternehmen haben, bis zu fünf Ebenen tief; die Karte zeigt die Hierarchie, und ein Schalter Zusammenfassen aggregiert Kontakte, Konversationen und Tickets über den gesamten Baum. |
| Deal | Eine Verkaufschance in einer Pipeline-Phase mit Betrag, Währung, Wahrscheinlichkeit, verantwortlicher Person und erwartetem Abschlussdatum. |
| Notiz | Markdown-Text an einem beliebigen Datensatz mit @-Erwähnungen und Anheften. |
Benutzerdefinierte Felder (12 Typen) lassen sich unter Einstellungen → CRM → Benutzerdefinierte Felder zu Leads, Kontakten, Unternehmen, Tickets, Konversationen, Kampagnen und Terminen hinzufügen; sie erscheinen in Filtern, Automatisierungsbedingungen, Vorlagen und Exporten.
Wie ein eingehender Kunde identifiziert wird
Abschnitt betitelt „Wie ein eingehender Kunde identifiziert wird“Kommt eine Nachricht an, sucht RolChat einen Kontakt oder Lead anhand von E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder der Nutzer-ID des Kanals (Telegram-Nutzer, WhatsApp-Nummer, Widget-Sitzung). Gefunden: Die Konversation wird verknüpft. Nicht gefunden: Ein Lead wird angelegt und die Konversation in seiner Aktivität erfasst. Wird ein Kontakt mit E-Mail-Adresse angelegt, wird die Domain mit den Unternehmen derselben Website abgeglichen und eine Verknüpfung vorgeschlagen.
Einen Lead konvertieren
Abschnitt betitelt „Einen Lead konvertieren“In Kontakt umwandeln auf der Lead-Karte kopiert die Daten, verknüpft optional ein Unternehmen, markiert den Lead als konvertiert und verschiebt alle seine Konversationen zum neuen Kontakt.
Deduplizierung
Abschnitt betitelt „Deduplizierung“Ein täglicher Job markiert mögliche Duplikate: identische E-Mail-Adresse (100 %), identische Telefonnummer nach Normalisierung (95 %) oder ähnlicher Name plus Land (50 bis 80 %). Nichts wird automatisch zusammengeführt; die CRM-Startseite zeigt N mögliche Duplikate, und der Zusammenführungsassistent führt durch sie: Vergleich nebeneinander, Auswahl des verbleibenden Werts Feld für Feld, Vorschau, Bestätigung. Zusammenführungen werden im Audit-Log erfasst und lassen sich mit Das sind verschiedene Personen verwerfen.
Pipelines und Deals
Abschnitt betitelt „Pipelines und Deals“Ein Konto kann mehrere Pipelines betreiben (Vertrieb, Rückgewinnung, Upselling) mit eigenen Phasen, Farben, Wahrscheinlichkeiten und Kennzeichen für gewonnen/verloren. Deals wandern auf einem Kanban-Board zwischen den Phasen; erreicht ein Deal eine Phase „gewonnen“ oder „verloren“, wird das Abschlussdatum gesetzt und der Deal für Nicht-Administratoren gesperrt. Jede Pipeline berichtet Gesamt- und gewichteten Wert, durchschnittliche Dealgröße, Konversion pro Phase und Abschlussquote.
Segmente
Abschnitt betitelt „Segmente“Ein Segment ist ein gespeicherter Zielgruppenfilter über Kontakte und Leads (Tags, Land, benutzerdefinierte Felder, letzte Aktivität, Deal-Phase). Segmente speisen Marketingkampagnen und Berichte und lassen sich dort wiederverwenden.
Import und Export
Abschnitt betitelt „Import und Export“- CSV-Import (Inhaber, Administrator): laden Sie eine Datei mit bis zu 25 MB und 50 000 Zeilen hoch, ordnen Sie Spalten Feldern zu und starten Sie. Die Zeilen werden aus Ihrem Browser gesendet, lassen Sie die Seite also geöffnet: Beim Verlassen werden die restlichen Zeilen nicht mehr gesendet. Der Bericht zählt angelegte, übersprungene (weder E-Mail noch Telefon) und fehlgeschlagene Zeilen. Der Import legt nur Kontakte an: Bestehende Karten werden nicht aktualisiert, und eine Zeile, die zu mehreren vorhandenen Kontakten passt, wird als fehlgeschlagen gemeldet.
- CSV-Export (ab Manager): die aktuelle gefilterte Liste mit den sichtbaren Spalten, begrenzt auf 5 Exporte pro Stunde.
Sperren
Abschnitt betitelt „Sperren“Ab der Rolle Manager kann ein Kontakt gesperrt werden: Neue Nachrichten von ihm werden verworfen, Kampagnen überspringen ihn, und die Sperre ist auf der Karte sichtbar. Entsperren dürfen Administratoren und höhere Rollen.
Massenaktionen
Abschnitt betitelt „Massenaktionen“Wählen Sie Zeilen aus, um sie gesammelt zu taggen, zuzuweisen, ihren Status zu ändern oder sie zu löschen (Inhaber, Administrator). Große Stapel laufen im Hintergrund und melden sich, wenn sie fertig sind.
Health Score und Identitätsgraph
Abschnitt betitelt „Health Score und Identitätsgraph“Zwei optionale KI-Funktionen gehören zum CRM: ein Kunden-Health-Score (0–100 aus Aktivität, Stimmung und Tickets, alle 6 Stunden neu berechnet) mit Warnungen und automatischen Aktionen sowie der einheitliche Identitätsgraph, pro Website optional aktivierbar, der dieselbe Person anhand von Verhalten und Konfidenz kanalübergreifend verknüpft, vorbehaltlich der Einwilligung.