CRM
Il CRM è la fonte di verità sul cliente e l’unico modulo sempre attivo.
| Record | Cos’è |
|---|---|
| Lead | Una persona non ancora confermata. Creato automaticamente quando qualcuno scrive per la prima volta, oppure a mano. Identificato se ha lasciato un’email o un telefono, altrimenti anonimo. Stati: lead, freddo (18 mesi di inattività), squalificato, convertito. |
| Contatto | Un cliente confermato. Richiede almeno un’email o un telefono. Email e telefono sono univoci per sito: lo stesso indirizzo su due siti corrisponde a due contatti. I canali con un’identità persistente (email, Telegram, WhatsApp, telefono, SMS, Viber, Messenger, Instagram) vengono salvati sul contatto. |
| Azienda | Un’organizzazione con dei contatti. Può avere un’azienda madre, fino a cinque livelli di profondità; la scheda mostra la gerarchia e un interruttore aggrega somma contatti, conversazioni e ticket lungo l’albero. |
| Deal | Un’opportunità in una fase della pipeline con importo, valuta, probabilità, responsabile e data di chiusura prevista. |
| Nota | Testo Markdown su qualsiasi record, con @-menzioni e possibilità di fissarlo in alto. |
I campi personalizzati (12 tipi) si possono aggiungere a lead, contatti, aziende, ticket, conversazioni, campagne e appuntamenti in Impostazioni → CRM → Campi personalizzati; compaiono nei filtri, nelle condizioni di automazione, nei modelli e nelle esportazioni.
Come viene identificato un cliente in arrivo
Sezione intitolata “Come viene identificato un cliente in arrivo”Quando arriva un messaggio, RolChat cerca un contatto o un lead per email, telefono o ID utente del canale (utente Telegram, numero WhatsApp, sessione del widget). Se lo trova, la conversazione viene collegata. Se non lo trova, viene creato un lead e la conversazione viene registrata nella sua attività. Quando si crea un contatto con un’email, il dominio viene confrontato con le aziende dello stesso sito e viene suggerito un collegamento.
Convertire un lead
Sezione intitolata “Convertire un lead”Converti in contatto sulla scheda del lead copia i dati, collega facoltativamente un’azienda, segna il lead come convertito e sposta tutte le sue conversazioni sul nuovo contatto.
Deduplicazione
Sezione intitolata “Deduplicazione”Un processo giornaliero segnala i possibili duplicati: email identica (100 %), telefono identico dopo la normalizzazione (95 %) oppure nome simile più paese (dal 50 all’80 %). Nulla viene unito automaticamente; la home del CRM mostra N possibili duplicati e la procedura guidata di unione li passa in rassegna: confronto affiancato, scelta campo per campo del valore da conservare, anteprima, conferma. Le unioni vengono registrate nell’audit e i suggerimenti si possono scartare con sono persone diverse.
Pipeline e deal
Sezione intitolata “Pipeline e deal”Un account può gestire più pipeline (vendite, riconquista, upsell) con fasi, colori, probabilità e indicatori vinto/perso propri. I deal si spostano tra le fasi su una bacheca Kanban; raggiungere una fase vinta o persa registra la data di chiusura e blocca il deal per chi non è Amministratore. Ogni pipeline riporta il valore totale e ponderato, la dimensione media dei deal, la conversione per fase e il tasso di successo.
Segmenti
Sezione intitolata “Segmenti”Un segmento è un filtro di pubblico salvato su contatti e lead (tag, paese, campi personalizzati, ultima attività, fase del deal). I segmenti alimentano campagne marketing e report e sono riutilizzabili in entrambi.
Importazione ed esportazione
Sezione intitolata “Importazione ed esportazione”- Importazione CSV (Proprietario, Amministratore): carica un file fino a 25 MB e 50 000 righe, associa le colonne ai campi e avvia. Le righe vengono inviate dal tuo browser, quindi tieni aperta la pagina: uscire interrompe le righe rimanenti. Il report conta le righe create, saltate (senza email e senza telefono) e fallite. L’importazione crea solo contatti: non aggiorna le schede esistenti, e una riga che corrisponde a più contatti esistenti viene segnalata come fallita.
- Esportazione CSV (Manager e ruoli superiori): l’elenco filtrato corrente con le colonne visibili, con un limite di 5 esportazioni all’ora.
I Manager e i ruoli superiori possono bloccare un contatto: i suoi nuovi messaggi vengono scartati, le campagne lo saltano e il blocco è visibile sulla scheda. Lo sblocco spetta agli Amministratori e ai ruoli superiori.
Azioni massive
Sezione intitolata “Azioni massive”Seleziona le righe per taggare, assegnare, cambiare stato o eliminare in blocco (Proprietario, Amministratore). I lotti di grandi dimensioni vengono eseguiti in background e segnalano quando hanno finito.
Health score e grafo delle identità
Sezione intitolata “Health score e grafo delle identità”Nel CRM ci sono due funzionalità AI facoltative: un customer health score (da 0 a 100 in base ad attività, sentiment e ticket, ricalcolato ogni 6 ore) con avvisi e azioni automatiche, e il grafo unificato delle identità, attivabile per sito, che collega la stessa persona tra i canali in base al comportamento e al grado di confidenza, nel rispetto del consenso.