CRM

CRM, müşteri hakkındaki doğru bilginin kaynağıdır ve her zaman açık olan tek modüldür.

Kayıtlar

Kayıt	Nedir
Potansiyel müşteri (lead)	Henüz doğrulamadığınız bir kişi. Biri ilk kez yazdığında otomatik olarak veya elle oluşturulur. E-posta veya telefon bıraktıysa tanımlanmış, aksi halde anonimdir. Durumlar: lead, soğuk (18 ay etkinlik yok), diskalifiye, dönüştürülmüş.
Kişi	Doğrulanmış bir müşteri. En az bir e-posta veya telefon gerektirir. E-posta ve telefon site başına benzersizdir: iki sitede aynı adres iki ayrı kişidir. Kalıcı kimliği olan kanallar (e-posta, Telegram, WhatsApp, telefon, SMS, Viber, Messenger, Instagram) kişi üzerinde saklanır.
Şirket	Kişileri olan bir kuruluş. Beş seviyeye kadar bir üst şirketi olabilir; kart hiyerarşiyi gösterir ve toplama anahtarı kişileri, konuşmaları ve destek taleplerini ağaç boyunca toplar.
Anlaşma	Tutar, para birimi, olasılık, sahip ve beklenen kapanış tarihi olan, bir huni aşamasındaki fırsat.
Not	Herhangi bir kayıt üzerinde @-bahsetme ve sabitleme özellikli Markdown metni.

Özel alanlar (12 tür), Ayarlar → CRM → Özel alanlar bölümünde potansiyel müşterilere, kişilere, şirketlere, destek taleplerine, konuşmalara, kampanyalara ve toplantılara eklenebilir; filtrelerde, otomasyon koşullarında, şablonlarda ve dışa aktarmalarda görünür.

Gelen bir müşteri nasıl tanımlanır

Bir mesaj geldiğinde RolChat e-postaya, telefona veya kanalın kullanıcı kimliğine (Telegram kullanıcısı, WhatsApp numarası, widget oturumu) göre bir kişi veya potansiyel müşteri arar. Bulunursa: konuşma bağlanır. Bulunmazsa: bir potansiyel müşteri oluşturulur ve konuşma onun etkinliğine kaydedilir. Bir kişi e-postayla oluşturulduğunda alan adı aynı sitedeki şirketlerle eşleştirilir ve bir bağlantı önerilir.

Potansiyel müşteriyi dönüştürme

Potansiyel müşteri kartındaki Kişiye dönüştür verileri kopyalar, isteğe bağlı olarak bir şirkete bağlar, potansiyel müşteriyi dönüştürülmüş olarak işaretler ve tüm konuşmalarını yeni kişiye taşır.

Tekilleştirme

Günlük bir görev olası kopyaları işaretler: aynı e-posta (%100), normalleştirme sonrası aynı telefon (%95) veya benzer ad artı ülke (%50 ile %80 arası). Hiçbir şey otomatik olarak birleştirilmez; CRM ana sayfası N olası kopya gösterir ve birleştirme sihirbazı bunları adım adım ele alır: yan yana karşılaştırma, alan alan kalacak değerin seçimi, önizleme, onay. Birleştirmeler denetim kaydına alınır ve bunlar farklı kişiler ile reddedilebilir.

Satış hunileri ve anlaşmalar

Bir hesap, kendi aşamaları, renkleri, olasılıkları ve kazanıldı/kaybedildi işaretleri olan birden fazla huni (satış, geri kazanım, ek satış) yürütebilir. Anlaşmalar bir Kanban panosunda aşamalar arasında taşınır; kazanıldı veya kaybedildi aşamasına ulaşmak kapanış tarihini damgalar ve anlaşmayı Admin olmayanlar için kilitler. Her huni toplam ve ağırlıklı değeri, ortalama anlaşma büyüklüğünü, aşama dönüşümünü ve kazanma oranını raporlar.

Segmentler

Segment, kişiler ve potansiyel müşteriler üzerinde kayıtlı bir hedef kitle filtresidir (etiketler, ülke, özel alanlar, son etkinlik, anlaşma aşaması). Segmentler pazarlama kampanyalarını ve raporları besler ve bunlar arasında yeniden kullanılabilir.

İçe ve dışa aktarma

• CSV içe aktarma (Owner, Admin): en fazla 25 MB ve 50 000 satırlık bir dosya yükleyin, sütunları alanlarla eşleyin ve başlatın. Satırlar tarayıcınızdan gönderilir, bu yüzden sayfayı açık tutun: ayrılırsanız kalan satırlar durur. Rapor oluşturulan, atlanan (e-postası ve telefonu olmayan) ve başarısız olan satırları sayar. İçe aktarma yalnızca kişi oluşturur: mevcut kartları güncellemez ve birden fazla mevcut kişiyle eşleşen bir satır başarısız olarak bildirilir.
• CSV dışa aktarma (Manager ve üzeri): görünür sütunlarla geçerli filtrelenmiş liste, saatte 5 dışa aktarmayla sınırlıdır.

Engelleme

Manager ve üzeri roller bir kişiyi engelleyebilir: ondan gelen yeni mesajlar düşürülür, kampanyalar onu atlar ve engel kartta görünür. Engeli kaldırma Admin ve üzeri içindir.

Toplu işlemler

Toplu olarak etiketlemek, atamak, durum değiştirmek veya silmek için satırları seçin (Owner, Admin). Büyük gruplar arka planda çalışır ve tamamlandığında bildirir.

Sağlık puanı ve kimlik grafiği

CRM’de iki isteğe bağlı yapay zeka özelliği bulunur: uyarılar ve otomatik eylemlerle birlikte müşteri sağlık puanı (etkinlik, duygu ve destek taleplerinden 0–100, her 6 saatte bir yeniden hesaplanır) ve aynı kişiyi davranışa ve güven düzeyine göre kanallar arasında onay koşuluyla bağlayan, site başına isteğe bağlı olarak etkinleştirilen birleşik kimlik grafiği.