CRM

Το CRM είναι η πηγή αλήθειας για τον πελάτη και η μόνη ενότητα που είναι πάντα ενεργή.

Εγγραφές

Εγγραφή	Τι είναι
Υποψήφιος πελάτης (lead)	Ένα άτομο που δεν έχετε επιβεβαιώσει ακόμη. Δημιουργείται αυτόματα όταν κάποιος γράφει για πρώτη φορά ή χειροκίνητα. Αναγνωρισμένος αν άφησε email ή τηλέφωνο, ανώνυμος διαφορετικά. Καταστάσεις: lead, ψυχρός (18 μήνες αδράνειας), απορριφθείς, μετατραπείς.
Επαφή	Ένας επιβεβαιωμένος πελάτης. Χρειάζεται τουλάχιστον email ή τηλέφωνο. Το email και το τηλέφωνο είναι μοναδικά ανά ιστότοπο: η ίδια διεύθυνση σε δύο ιστότοπους είναι δύο επαφές. Τα κανάλια με μόνιμη ταυτότητα (email, Telegram, WhatsApp, τηλέφωνο, SMS, Viber, Messenger, Instagram) αποθηκεύονται στην επαφή.
Εταιρεία	Ένας οργανισμός με επαφές. Μπορεί να έχει μητρική εταιρεία, έως πέντε επίπεδα βάθος· η κάρτα δείχνει την ιεραρχία και ένας διακόπτης συγκέντρωσης αθροίζει επαφές, συνομιλίες και αιτήματα κατά μήκος του δέντρου.
Συμφωνία	Μια ευκαιρία σε ένα στάδιο pipeline με ποσό, νόμισμα, πιθανότητα, υπεύθυνο και αναμενόμενη ημερομηνία κλεισίματος.
Σημείωση	Κείμενο Markdown σε οποιαδήποτε εγγραφή, με @-αναφορές και καρφίτσωμα.

Προσαρμοσμένα πεδία (12 τύποι) μπορούν να προστεθούν σε υποψήφιους πελάτες, επαφές, εταιρείες, αιτήματα, συνομιλίες, καμπάνιες και συναντήσεις στις Ρυθμίσεις → CRM → Προσαρμοσμένα πεδία· εμφανίζονται σε φίλτρα, συνθήκες αυτοματισμών, πρότυπα και εξαγωγές.

Πώς αναγνωρίζεται ένας εισερχόμενος πελάτης

Όταν φτάνει ένα μήνυμα, το RolChat αναζητά επαφή ή υποψήφιο πελάτη με βάση το email, το τηλέφωνο ή το αναγνωριστικό χρήστη του καναλιού (χρήστης Telegram, αριθμός WhatsApp, συνεδρία widget). Αν βρεθεί: η συνομιλία συνδέεται. Αν όχι: δημιουργείται υποψήφιος πελάτης και η συνομιλία καταγράφεται στη δραστηριότητά του. Όταν δημιουργείται επαφή με email, το domain αντιστοιχίζεται με εταιρείες του ίδιου ιστότοπου και προτείνεται σύνδεση.

Μετατροπή υποψήφιου πελάτη

Το Μετατροπή σε επαφή στην κάρτα του υποψήφιου πελάτη αντιγράφει τα δεδομένα, προαιρετικά συνδέει μια εταιρεία, επισημαίνει τον υποψήφιο πελάτη ως μετατραπέντα και μεταφέρει όλες τις συνομιλίες του στη νέα επαφή.

Αφαίρεση διπλοτύπων

Μια ημερήσια εργασία επισημαίνει πιθανά διπλότυπα: ίδιο email (100 %), ίδιο τηλέφωνο μετά την κανονικοποίηση (95 %) ή παρόμοιο όνομα και ίδια χώρα (50 έως 80 %). Τίποτα δεν συγχωνεύεται αυτόματα· η αρχική σελίδα του CRM δείχνει N πιθανά διπλότυπα και ο οδηγός συγχώνευσης σας καθοδηγεί: σύγκριση δίπλα-δίπλα, επιλογή της τιμής που διατηρείται πεδίο προς πεδίο, προεπισκόπηση, επιβεβαίωση. Οι συγχωνεύσεις καταγράφονται στο αρχείο ελέγχου και μπορούν να απορριφθούν με το πρόκειται για διαφορετικά άτομα.

Pipelines και συμφωνίες

Ένας λογαριασμός μπορεί να έχει πολλά pipelines (πωλήσεις, επανάκτηση, upsell) με δικά τους στάδια, χρώματα, πιθανότητες και σημάνσεις κέρδους/απώλειας. Οι συμφωνίες μετακινούνται μεταξύ σταδίων σε πίνακα Kanban· η άφιξη σε στάδιο κέρδους ή απώλειας σφραγίζει την ημερομηνία κλεισίματος και κλειδώνει τη συμφωνία για όσους δεν είναι Admins. Κάθε pipeline αναφέρει συνολική και σταθμισμένη αξία, μέσο μέγεθος συμφωνίας, μετατροπή ανά στάδιο και ποσοστό επιτυχίας.

Τμήματα κοινού

Ένα τμήμα κοινού (segment) είναι ένα αποθηκευμένο φίλτρο κοινού σε επαφές και υποψήφιους πελάτες (ετικέτες, χώρα, προσαρμοσμένα πεδία, τελευταία δραστηριότητα, στάδιο συμφωνίας). Τα τμήματα τροφοδοτούν καμπάνιες μάρκετινγκ και αναφορές και επαναχρησιμοποιούνται σε αυτές.

Εισαγωγή και εξαγωγή

• Εισαγωγή CSV (Owner, Admin): ανεβάστε αρχείο έως 25 MB και 50 000 γραμμών, αντιστοιχίστε στήλες σε πεδία και ξεκινήστε. Οι γραμμές αποστέλλονται από τον browser σας, οπότε κρατήστε τη σελίδα ανοιχτή: αν φύγετε, οι υπόλοιπες γραμμές σταματούν. Η αναφορά μετρά τις γραμμές που δημιουργήθηκαν, παραλείφθηκαν (χωρίς email και χωρίς τηλέφωνο) και απέτυχαν. Η εισαγωγή μόνο δημιουργεί επαφές: δεν ενημερώνει υπάρχουσες καρτέλες και μια γραμμή που ταιριάζει με πολλές υπάρχουσες επαφές αναφέρεται ως αποτυχημένη.
• Εξαγωγή CSV (Manager και άνω): η τρέχουσα φιλτραρισμένη λίστα με τις ορατές στήλες, με όριο 5 εξαγωγές την ώρα.

Αποκλεισμός

Οι Managers και άνω μπορούν να αποκλείσουν μια επαφή: τα νέα μηνύματά της απορρίπτονται, οι καμπάνιες την παρακάμπτουν και ο αποκλεισμός φαίνεται στην κάρτα. Η άρση αποκλεισμού γίνεται από Admin και άνω.

Μαζικές ενέργειες

Επιλέξτε γραμμές για μαζική προσθήκη ετικετών, ανάθεση, αλλαγή κατάστασης ή διαγραφή (Owner, Admin). Οι μεγάλες παρτίδες εκτελούνται στο παρασκήνιο και ειδοποιούν όταν ολοκληρωθούν.

Βαθμολογία υγείας και γράφημα ταυτότητας

Δύο προαιρετικές λειτουργίες AI βρίσκονται στο CRM: η βαθμολογία υγείας πελάτη (0–100 από δραστηριότητα, συναίσθημα και αιτήματα, επανυπολογίζεται κάθε 6 ώρες) με ειδοποιήσεις και αυτόματες ενέργειες, και το ενιαίο γράφημα ταυτότητας, ενεργοποιούμενο κατ’ επιλογή ανά ιστότοπο, που συνδέει το ίδιο άτομο σε διαφορετικά κανάλια με βάση τη συμπεριφορά και τον βαθμό βεβαιότητας, υπό την προϋπόθεση συγκατάθεσης.