Telefon
RolChat säljer inte minuter eller nummer. Det är mjukvarulagret: agenterna tar emot och ringer samtal i webbläsaren, och operatören väljer du själv. Varje samtal blir en konversation med channel = phone, så samtalshändelser, inspelningar och transkriptioner ligger i samma tidslinje som chattarna.
Ansluta telefoni
Section titled “Ansluta telefoni”Tre sätt, under Inställningar → Telefon:
- Leverantörsmarknad. Välj bland 21 adaptrar (Twilio, Telnyx, Bandwidth, Vonage, Sinch, Plivo, MessageBird, Datagroup med flera), betala leverantören direkt och klistra in API-nycklarna. Flera leverantörer kan vara aktiva samtidigt med koppling per nummer, en prioritetslista med reservväxling (standard) eller en regelbyggare.
- Generisk SIP-trunk. Valfri operatör som ger dig en SIP-server, ett användarnamn, ett lösenord och ett nummer: lokala företagsoperatörer i USA, Europa eller Ukraina inräknade. Guiden förklarar vad du ska be din operatör om.
- Inbyggda nummer. RolChat tillhandahåller nummer och minuter och fakturerar dem på din faktura. Inga nycklar att hantera. Faktureras från aktiveringen; provperioden täcker det inte.
Att ta med ditt eget nummer från en annan operatör görs med en porteringsguide i sex steg (endast ägaren) med en genererad fullmakt.
Före det första samtalet måste ägaren välja en inspelningspolicy: av (standard), samtycke per samtal eller spela in allt med ett meddelande om efterlevnad. Samtal avvisas tills valet har gjorts.
Inkommande samtal
Section titled “Inkommande samtal”- Arbetstiderna kontrolleras; utanför dem körs flödet för tid utanför arbetstid (röstbrevlåda eller en IVR-gren).
- Om numret har en IVR körs den.
- Samtalet hamnar i en kö och en agent söks: turordning, färst samtal eller kompetens.
- Ingen agent inom den maximala väntetiden (300 sekunder som standard): överflöd till en annan kö, röstbrevlåda, ett externt nummer eller avslut.
- Den valda agentens telefon ringer i 30 sekunder, därefter nästa agents.
Varje tillgänglig agent ser en popup med uppringarens namn och nummer, hur många gånger personen har ringt tidigare, kön, väntetiden och en genomgång före samtalet: matchande kontakt, plan och taggar, senaste konversation, öppna ärenden, senaste samtal och ett föreslaget manus.
Under ett samtal
Section titled “Under ett samtal”En flytande panel visar kontakten, numret och tiden med ljud av, parkering, vidarekoppling, konferens, DTMF-knappsats, anteckningar och avslut. Chefer får även viskning (prata med agenten utan att kunden hör) och inbrytning (ansluta som tredje part). Anteckningar som skrivs under samtalet sparas i konversationen.
- Blind vidarekoppling lämnar över kunden direkt, med tre sekunder att ångra. Vidarekoppling med förmedling parkerar kunden, låter dig informera mottagaren och sedan slutföra eller avbryta. Mottagare: en agent, en kö eller ett externt nummer; upptagna agenter visas men är inaktiverade.
- Konferens lägger till agenter, externa nummer eller CRM-kontakter, upp till 3, 5 eller 10 deltagare beroende på plan.
- Parallella samtal är av som standard; när de är aktiverade kan en agent parkera ett samtal och ta emot ett andra.
Efter ett samtal
Section titled “Efter ett samtal”En skärm för efterarbete (30 sekunder som standard, kan förlängas) frågar efter samtalets ämne, utfallet (löst, återuppringning, eskalering, annat) och anteckningar; agentens status går från upptagen → efterarbete → tillgänglig. Utgående samtal kräver ett ämne innan numret slås.
Inspelningar lagras enligt din policy och lagringstid (90 dagar som standard, med rättsligt bevarande), transkriberas automatiskt med din leverantör av tal till text, och transkriptionen kopplas till konversationen och kontakten. Samtalspoäng betygsätter varje avslutat samtal 1–10 mot ämnet; chefer kan åsidosätta en poäng, och automatisering kan reagera på låga poäng (till exempel öppna ett ärende för ett klagomål med poäng under 6).
En visuell byggare: menynoder med DTMF-val, meddelanden, kontroller av arbetstider, överlämning till köer, röstbrevlåda, återuppringningar, en nod för AI-telefonist och insamling av siffror för kontonummer. Ägare och administratörer redigerar IVR och köer.
Röstbrevlåda
Section titled “Röstbrevlåda”Ett röstmeddelande skapar en öppen konversation med en spelare i tidslinjen och meddelar kön. Röstbrevlådan skapar aldrig ett ärende av sig själv; agenten avgör.
Widget för återuppringning
Section titled “Widget för återuppringning”Besökare kan lämna ett nummer i widgeten; RolChat ringer först agenten och sedan kunden (dubbel uppringning).
Samtalsspårning
Section titled “Samtalsspårning”Dynamisk nummerinfogning visar ett annat nummer per trafikkälla så att samtalen tillskrivs den kampanj som förde dit besökaren. Konfigureras under Inställningar → Telefon → Samtalsspårning.
Rapporter
Section titled “Rapporter”Instrumentpanelen Telefon omfattar totalt antal samtal, svarsfrekvens, genomsnittlig samtalstid, väntetid i kö, volym per timme och per kö samt en tabell per agent.