Instellingen en rollen
Instellingen kent twee bereiken. Onderdelen voor het hele account gelden voor alles; onderdelen per site (huisstijl, werktijden, moduleschakelaars, kanalen, widget) bewerk je voor één site tegelijk, gekozen in de sitekiezer. Eigenaars en Beheerders beheren de instellingen; sommige onderdelen zijn alleen voor de Eigenaar en hebben een badge Eigenaar.
Account
Section titled “Account”Accountnaam, slug (alleen-lezen na het aanmaken; het is je pad help.rolchat.com/{slug}), standaardtaal en datumnotatie van het dashboard, tijdzone van het account. Rechtspersoon: juridische naam, regio (EU, US, UK, CA, overig), fiscaal nummer en postadres. Het postadres is verplicht voordat er een campagne kan worden verstuurd, omdat het aan elke marketingmail wordt toegevoegd.
Eigenaarschap overdragen is een wizard voor de Eigenaar: kies een Beheerder, die binnen 7 dagen accepteert; de wijziging wordt geaudit en kan binnen 24 uur ongedaan worden gemaakt. Account verwijderen (Eigenaar, wachtwoord plus tweede factor plus het typen van DELETE) plant een definitieve verwijdering na een respijtperiode van 90 dagen, waarin alles alleen-lezen is en de verwijdering kan worden geannuleerd.
Elke site heeft een naam, domein, huisstijl (logo, favicon, accentkleur, standaardtaal, tijdzone, datumnotatie) en werktijden: een weekrooster met meerdere blokken per dag, feestdagen en gedrag per integratie buiten werktijd (tekst voor automatisch antwoord, vasthouden of toch toewijzen, SLA-timers pauzeren, voicemail of een IVR-tak, marketingverzendingen uitstellen).
Leden, uitnodigingen, teams en rollen.
Rollen
Section titled “Rollen”| Rol | Bereik |
|---|---|
| Eigenaar | Alles. De enige rol die facturatie en white-label beheert, het account verwijdert of het eigenaarschap overdraagt. |
| Beheerder | Alles behalve de onderdelen die alleen voor de Eigenaar zijn. |
| Manager | Alle gesprekken, tickets en rapporten van de eigen teams; werk toewijzen; artikelen publiceren; gesprekken superviseren. Geen systeeminstellingen. |
| Agent | Eigen gesprekken en tickets; notities, tags, concepten. |
Zichtbaarheid van modules per rol: Agents zien Bezoekers (standaard), Marketing, Automatisering, Rapporten en Instellingen niet; Managers zien daarnaast Automatisering en Instellingen niet.
Aangepaste rollen beginnen met een systeemrol als sjabloon en voegen afzonderlijke rechten toe of halen ze weg in een raster dat per module is gegroepeerd. De server bewaakt twee plafonds: een aangepaste rol kan alleen rechten bevatten die een Beheerder kan hebben (nooit rechten die alleen voor de Eigenaar of voor personeel zijn), en alleen rechten die de maker zelf heeft. Niemand kan de eigen rol bewerken of verwijderen, en elke rolwijziging wordt met het verschil geaudit.
Rechten kunnen een bereik hebben: conversations.read:own, :team of :all.
Modules
Section titled “Modules”Schakel modules per site in of uit: Chats, Bezoekers (met wie mag het zien), Tickets, Telefoon, Marketing, Kennisbank, Automatisering, Rapporten, Privacy. Uitschakelen verbergt de module en bewaart de gegevens.
Beveiliging
Section titled “Beveiliging”Een overzicht met een beveiligingsscore en kaarten: Tweestapsverificatie (optioneel, verplicht voor Eigenaar en Beheerder, of verplicht voor iedereen; TOTP-apps, met back-upcodes), Single sign-on (Google Workspace, Apple; uit, SSO plus wachtwoord, of SSO verplicht met één noodaccount; beschikbaar in elk abonnement; SAML 2.0 staat gepland en is nog niet beschikbaar), IP-beperkingen (CIDR-toelatingslijst, per rol), Sessies (standaard een inactiviteitstime-out van 120 minuten en een harde limiet van 30 dagen; een apparatenlijst met geforceerd afmelden), Wachtwoordbeleid (minimaal 12 tekens, geen verplichte wisseling, controle op datalekken) en het Activiteitenlogboek van beveiligingsgebeurtenissen met export naar JSON en CSV. Leden die via SSO inloggen, wordt niet nogmaals om een tweede factor gevraagd.
Meldingen
Section titled “Meldingen”Een accountbeleid bepaalt welke gebeurtenissen wie een melding sturen en via welk kanaal (in de app, e-mail, push, browser), met verplichte meldingen die leden niet kunnen uitzetten, stille uren en samenvattingen. Elk lid past de rest aan in het eigen profiel.
Facturatie (Eigenaar)
Section titled “Facturatie (Eigenaar)”Abonnement, gebruikersplaatsen, facturen, betaalmethode, saldo, btw-gegevens, status van de proefperiode, add-ons zoals telefonie en een toestemmingslicentie voor elke site die de module Privacy gebruikt ($5 per maand per site; geen enkele site is inbegrepen in een abonnement). Een downgrade gaat in aan het einde van de periode.
Vertalingen
Section titled “Vertalingen”Overschrijvingen per account van interfaceteksten in elk van de 40 talen, apart opgesteld en gepubliceerd, zodat je team dingen kan noemen zoals het ze zelf noemt.
Plug-ins en API-sleutels
Section titled “Plug-ins en API-sleutels”Gekoppelde plug-ins, de catalogus en RolChat-API-sleutels staan onder Instellingen → Plug-ins. Zie Plug-ins en Authenticatie.