Kanalen
Een kanaal is een adapter die berichten uit een extern systeem omzet in gesprekken. Agents zien elk kanaal in één Postvak IN en herkennen ze aan het pictogram. Kanalen worden per site ingesteld in Instellingen → Kanalen (Eigenaar, Beheerder).
| Kanaal | Hoe het wordt gekoppeld | Agent kan als eerste schrijven | Bijlagen |
|---|---|---|---|
| SendGrid, Resend, Postmark of Custom SMTP, met de inkomende webhook van de provider | ja | 25 MB | |
| Livechat (widget) | Script op je site | ja | 10 MB |
| Telegram | Bottoken | nee | ja |
| Meta Business-account | alleen sjablonen | ja | |
| Webformulier | Marketing → Formulieren | nee | ja |
| Telefoon | Je eigen provider of ingebouwde telefonie | ja | - |
Messenger, Instagram, Viber en tweerichtings-sms worden getoond als tegels met binnenkort beschikbaar.
Kies de e-mailservice die je mail verstuurt en ontvangt: SendGrid, Resend, Postmark of Custom SMTP (elke andere mailserver: host, poort, versleuteling, login en wachtwoord). De eerste drie worden gekoppeld met een API-sleutel. Stel de afzendernaam en het afzenderadres in en eventueel een Reply-To.
Inkomende mail bereikt RolChat via de inkomende webhook van de provider. Het kanaal toont een kant-en-klaar webhookadres: kopieer het zelf naar je provider, want er komt niets binnen zolang de provider het niet kent. Een geheim bewijst dat de mail van je provider komt: bij Postmark voeg je het toe aan het adres als ?token=<secret>; bij Resend plak je het signing secret van de webhookpagina.
Threads: een antwoord op de e-mail van een agent komt op basis van de headers in het bestaande gesprek; een antwoord binnen 30 dagen na het oplossen opent het opnieuw; oudere antwoorden en nieuwe onderwerpen starten een nieuw gesprek. HTML-mail wordt in een leesbare weergave getoond met een schakelaar voor de bron; CC-adressen blijven behouden.
Livechatwidget
Section titled “Livechatwidget”Eén zwevende knop waarvan de inhoud de ingeschakelde modules volgt: chat, terugbelverzoek, een afspraak boeken, een aanvraag achterlaten, zoeken in de kennisbank. De installatie staat op de pagina De widget installeren.
Instellingen per site in Instellingen → Widget: kleuren, positie, begroeting, instappunten, avatar, standaardtaal, gedrag buiten werktijd, bijlagen aan of uit, werktijden. Bezoekers worden per sessie herkend; window.rolchat.identify() koppelt een sessie aan een contact. De widget volgt de browsertaal van de bezoeker (40 talen, van rechts naar links voor Arabisch en Hebreeuws) en voldoet aan WCAG 2.1 AA. De bundel bij de eerste keer laden is bewust klein gehouden, zodat hij de snelheid van je pagina niet schaadt.
Telegram
Section titled “Telegram”Elk account registreert een eigen bot bij @BotFather en plakt het token. RolChat controleert het en registreert de webhook. De antwoorden van de bot op /start en /help zijn aan te passen. Contacten krijgen de Telegram-naam en -avatar; foto’s, video’s, documenten, spraakberichten en stickers komen door. Je kunt meerdere bots koppelen. Telegram staat niet toe dat de agent als eerste schrijft.
Koppel via Verbinden met Meta: kies het bedrijfsaccount, het WhatsApp Business-account en het telefoonnummer; de webhook wordt automatisch geregistreerd. Eén nummer kan maar met één systeem worden gekoppeld.
De regels van Meta gelden: antwoorden met vrije tekst binnen 24 uur na het laatste bericht van de klant, daarna goedgekeurde sjabloonberichten. Sjablonen beheer je in Instellingen → Kanalen → WhatsApp → Sjablonen (naam, categorie, taal, tekst met {{1}}-variabelen); ze worden ter goedkeuring bij Meta ingediend en de goedkeuringsstatus wordt gesynchroniseerd. Bezorgstatussen (verzonden, bezorgd, gelezen) staan bij de berichten. WhatsApp-gesprekken worden na 20 uur automatisch opgelost, zodat heropenen nog binnen het venster valt.
Webformulieren
Section titled “Webformulieren”Leadformulieren en boekingsformulieren bouw je in Marketing → Formulieren en je sluit ze in op de pagina, als pop-up of als link. Een inzending maakt een lead aan (en optioneel een ticket); een boeking maakt een afspraak en een lead aan. Zie Marketing.
Telefoon
Section titled “Telefoon”RolChat is een softwarelaag: je kiest een telefonieprovider uit de marktplaats met 21 adapters (Twilio, Telnyx, Bandwidth, Vonage, Sinch, Plivo, MessageBird, Datagroup en andere), koppelt een willekeurige SIP-trunk van een lokale provider, of gebruikt de ingebouwde nummers van RolChat, gefactureerd op je factuur. Gesprekken worden gesprekken met channel = phone. Al het andere staat in de handleiding Telefoon.
Randgevallen die je moet kennen
Section titled “Randgevallen die je moet kennen”- Een postvak is uitgeschakeld: nieuwe berichten op dat kanaal worden geweigerd of in de wachtrij gezet (instelbaar); bestaande gesprekken blijven staan.
- Dezelfde klant schrijft via Telegram terwijl er een WhatsApp-gesprek openstaat: twee gesprekken, één per kanaal. Voeg ze zo nodig handmatig samen.
- Een webhook van een provider slaagt niet voor de handtekeningcontrole: de levering wordt genegeerd, gelogd en in snelheid beperkt; er komt niets in Postvak IN.