Postilaatikko
Postilaatikko on agentin työlista: jokainen keskustelu jokaisesta kanavasta suodatettuna kansioihin, postilaatikoihin ja tallennettuihin näkymiin.
Kansiot
Osio nimeltä “Kansiot”| Kansio | Suodatin |
|---|---|
| Kaikki | Kaikki aktiiviset keskustelut, jotka jäsen saa nähdä |
| Osoittamattomat | Ei vastuuhenkilöä ja tila avoin tai odottaa |
| Omat | Osoitettu nykyiselle jäsenelle |
| AI hoitaa | AI-agentin hoitamat (näkyy vain, kun AI-adapteri on yhdistetty) |
| Torkutetut | Torkutetut |
| Ratkaistut | Ratkaistut |
| Yhdistetyt | Yhdistetty toiseen keskusteluun (oletuksena piilossa) |
| Roskaposti | Merkitty roskapostiksi |
Merkit laskevat jäsenelle osoitetut lukemattomat keskustelut; ratkaistuja, roskaposti- ja torkutettuja keskusteluja ei koskaan lasketa. Osoittamattomat näkyy punaisena aina, kun se ei ole nolla.
Kun AI-adapteri on yhdistetty, AI hoitaa on saapumisalue: jokainen uusi keskustelu alkaa siitä. Ota keskustelu-painikkeen painaminen keskustelussa, asiakkaan pyyntö saada puhua ihmisen kanssa tai AI:n eskalointi siirtää sen ihmiselle. Palauta botille palauttaa sen.
Postilaatikot
Osio nimeltä “Postilaatikot”Postilaatikko on kääre yhden kanavan ympärillä: yksi widget, yksi sähköpostilaatikko, yksi Telegram-botti, yksi WhatsApp-numero, yksi puhelinlinja. Jokainen postilaatikko kuuluu sivustolle, ja sillä on nimi (yksilöllinen tilin sisällä), kuvake ja väri sekä luettelo jäsenistä ja tiimeistä, jotka näkevät sen. Postilaatikon poistaminen käytöstä pysäyttää uudet keskustelut kyseisessä kanavassa; postilaatikon poistaminen irrottaa kanavan mutta ei poista sitä.
Luo postilaatikot kohdassa Chatit → + Luo postilaatikko: valitse kanavatyyppi, anna nimi, valitse sivusto ja lisää jäsenet. Omistajat ja ylläpitäjät hallitsevat postilaatikoita; esihenkilöt ja agentit näkevät ne postilaatikot, joihin he kuuluvat.
Tallennetut näkymät
Osio nimeltä “Tallennetut näkymät”Tallennettu näkymä on nimetty suodatin: tila, postilaatikko, vastuuhenkilö, tiimi, tagi, prioriteetti, maa, lukematon, kanava, sivusto sekä lajittelujärjestys. Näkymät ovat oletuksena yksityisiä; esihenkilöt ja ylemmät voivat jakaa näkymän koko tilille. Näkymien järjestystä muutetaan vetämällä ja pudottamalla, ja jokaisessa on oltava vähintään yksi ehto.
Keskusteluluettelo
Osio nimeltä “Keskusteluluettelo”Korteissa näkyvät kontakti, kanavan kuvake, viimeisin viesti, odotusaika, tagit ja prioriteetti. Luettelon voi lajitella viimeisimmän toiminnan, odotusajan tai luontipäivän mukaan, ja sitä voi hakea kontaktin nimellä, sähköpostilla, puhelinnumerolla tai viestin tekstillä. Kortin toiminnot: ratkaise, torkuta, merkitse roskapostiksi; agentit voivat toimia vain omissa keskusteluissaan.
Automaattinen osoitus
Osio nimeltä “Automaattinen osoitus”Kun keskustelu luodaan, RolChat kokeilee näitä järjestyksessä ja pysähtyy ensimmäiseen täsmäävään:
- Automaatiosäännöt (esimerkiksi “aihe sisältää laskutus → Laskutustiimi”).
- Postilaatikon oletustiimi.
- Vuorottelu postilaatikon jäsenten kesken tai pienin kuormitus (vähiten avoimia keskusteluja).
- Ei kukaan: keskustelu odottaa kansiossa Osoittamattomat.
Agentin kuormitusraja (Asetukset → Tiimi) saa reitityksen ohittamaan agentin, kun hänen kapasiteettinsa on täynnä; offline-tilaan siirtyminen osoittaa hänen vastaamattomat keskustelunsa uudelleen, jos tiimin käytäntö niin määrää.
Ratkaistut ja suljetut
Osio nimeltä “Ratkaistut ja suljetut”Ratkaistut keskustelut siirtyvät Ratkaistut-kansioon ja avautuvat automaattisesti uudelleen, kun asiakas kirjoittaa. 30 päivän hiljaisuuden jälkeen (1-365 päivää, asetetaan kohdassa Asetukset → Chatit) ne arkistoidaan suljetuiksi. Asiakkaan viesti 30 päivän kuluessa sulkemisesta avaa saman keskustelun uudelleen; myöhemmät viestit aloittavat uuden.